Bates-Nummerierung im PDF
Die fortlaufende Nummerierung der Aktenstücke: ein Präfix, ein Zähler mit fester Stellenzahl, ein Suffix. Jede Seite erhält ihre eigene, unverwechselbare Kennung.
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- 2Stellen Sie Präfix, Startnummer und Stellenzahl ein.
- 3Laden Sie das gestempelte Dokument herunter.
Was die Bates-Nummerierung leistet, und wie Sie sie setzen
Jede Seite einer Akte bekommt eine eigene, fortlaufende Kennung aus einem Präfix, einem Zähler mit fester Stellenzahl und wahlweise einem Suffix: MUELLER-000001, MUELLER-000002, und so weiter. Der Nutzen zeigt sich, sobald mehr als ein Mensch dieselben Unterlagen liest – im Datenraum einer Due Diligence, in einem Schiedsverfahren, in einer internen Untersuchung, überall dort, wo die Angabe „MUELLER-000412“ bei allen Beteiligten dieselbe Seite aufschlägt. Der deutsche Schriftsatz kennt dafür eher die Anlage K 1 und die Blattzahl der Gerichtsakte; sobald aber eine Gegenseite mit US-Bezug mitliest, wird die Bates-Kennung verlangt. Sie öffnen das Dokument, tragen Präfix und Startnummer ein, wählen vier, sechs oder acht Stellen sowie eine von sechs Positionen – unten rechts ist voreingestellt –, und laden herunter. Geschrieben wird echter Text in 9 pt Grau, also durchsuchbar: Eine zitierte Kennung findet man, indem man sie eintippt. Die Akte bleibt dabei auf Ihrem Gerät, ohne Upload und ohne Konto.
Die Reihe über mehrere Dateien fortsetzen
Der Zähler läuft weiter, statt bei jeder neuen Datei wieder bei 1 anzufangen – darin liegt der ganze Unterschied zu gewöhnlichen Seitenzahlen, die nichts darüber sagen, aus welchem Stück eine Seite stammt. Zwei Wege führen dahin. Entweder notieren Sie die zuletzt vergebene Nummer und geben sie beim nächsten Dokument als Startnummer an, mit gleichem Präfix und gleicher Stellenzahl. Oder Sie hängen die weiteren Dateien gleich an den Stapel: Vélin PDF zeigt dann schon vor dem Klick für jede Datei die Spanne an, die sie bekommen wird, stempelt sie ohne Lücke und ohne Doppelung und legt sie nummeriert ab, während die Originale unberührt bleiben. Gestempelt wird immer jede Seite, ohne Ausnahme – so will es die Regel. Steht am gewählten Platz schon Text, meldet die Vorschau die Überschneidung und nennt eine freie Position. Umlaute und ß im Präfix sind kein Problem, Emoji und kyrillische Zeichen dagegen schon. Sollen personenbezogene Daten vor der Übergabe verschwinden, gehört PDF schwärzen davor; eine mit Passwort geschützte Datei nimmt der Stapel nicht an.
Häufige Fragen
Was ist eine Bates-Nummerierung?
Eine fortlaufende Nummer, die auf jede Seite einer Akte gestempelt wird – üblich vor Gericht, in der Prüfung und im Archiv –, damit sich eine Seite unmissverständlich zitieren lässt.
Kann ich die Reihe auf einer zweiten Datei fortsetzen?
Ja: Notieren Sie die zuletzt vergebene Nummer und geben Sie sie für die nächste Datei als Startnummer an.
Sind die Kennungen echter Text?
Ja, echter Text: Er lässt sich suchen und kopieren, und genau darin liegt der Sinn des Verfahrens.
Worin unterscheidet sie sich von einfachen Seitenzahlen?
Eine Seitenzahl nummeriert ein Dokument; eine Bates-Nummerierung kennzeichnet ein Aktenstück innerhalb einer Akte, mit Präfix und einem Zähler, der über mehrere Dateien hinweg weiterläuft. Zwei Seiten tragen nie dieselbe Kennung.
Wo steht die Kennung auf der Seite?
Üblicherweise unten rechts, dort, wo das Auge sie beim Durchblättern einer Akte sucht. Die Position bleibt einstellbar, falls Ihr Gericht eine andere verlangt. Die Akte selbst verlässt dabei Ihr Gerät nicht – was zählt, wenn die Stücke der Schweigepflicht unterliegen oder personenbezogene Daten enthalten.