Kopfzeile und Fußzeile im PDF

So setzen Sie Kopf- und Fußzeile in ein PDF

Öffnen Sie das Dokument, und Sie bekommen sechs Felder vorgelegt: links, mittig und rechts, oben wie unten. Gefüllt wird nur, was Sie brauchen – oben links das Aktenzeichen, oben rechts der Projektname, unten mittig der Vermerk „Vertraulich“. Dazu wählen Sie Helvetica oder Times, eine Schriftgröße zwischen 6 und 36 pt, die Farbe – dezentes Grau, Schwarz, Archivblau oder eine eigene – und den Abstand zum Blattrand, 3,5 bis 42 mm. Eine Vorschau der ersten Seite zeigt vor dem Klick, wie es wirkt. Dann bestimmen Sie noch, ob alle Seiten den Vermerk tragen, nur ein Bereich wie 2-10, oder alle außer der Titelseite – und laden herunter. Geschrieben wird echter Text, keine Grafik: Er lässt sich suchen, kopieren und von einem Screenreader vorlesen, und er bleibt im Ausdruck scharf. Gerechnet wird im Browser, auf Ihrem Gerät: Das Dokument reist nicht, es wird niemand angemeldet, auf der fertigen Seite steht keine fremde Marke, und die Dateigröße begrenzt niemand außer Ihrem Arbeitsspeicher.

Datum, Seitenzahl, Pflichtangaben – und die schwierigen Dateien

Drei Platzhalter nehmen Ihnen das Zählen ab: {n} für die laufende Seitenzahl, {total} für die Gesamtzahl und {date} für das heutige Datum. Sie werden im Augenblick des Setzens aufgelöst und danach fest in die Datei geschrieben; „Seite 3 von 12“ bleibt „Seite 3 von 12“, auch wenn jemand das Dokument in zwei Jahren wieder öffnet. Für einen datierten Ausdruck, der zu den Akten geht, ist genau das gewollt. Die Pflichtangaben eines Geschäftsbriefs – Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführung – gehören ebenfalls in den Fuß, klein gesetzt und trotzdem maschinenlesbar. Wer nur durchnummerieren will, in den Formen 1, 2, 3 oder „Seite 1 von 12“, nimmt Seitenzahlen einfügen. Ein Dokument mit Passwort fragt beim Öffnen danach und wird auf Ihrem Gerät entschlüsselt; anschließend arbeiten Sie normal weiter. Ein Scan bleibt ein Bild, der Vermerk darüber ist trotzdem Text – durchsuchbar wird der Rest erst mit Texterkennung. Und bei einer qualifizierten Signatur gilt: Jede Änderung bricht sie, legen Sie vorher eine Kopie beiseite. Soll der Hinweis quer über die ganze Seite laufen, hilft Wasserzeichen einfügen; für eine über mehrere Dateien fortlaufende Kennung die Bates-Nummerierung.