Ausfüllbares PDF-Formular erstellen

So wird aus einem Vordruck ein ausfüllbares PDF-Formular

Öffnen Sie den Vordruck und setzen Sie die Felder auf die Seite: Textfeld, Kontrollkästchen, Optionsfeld, Auswahlliste, Datum, Unterschriftsfeld. Jedes lässt sich verschieben, in der Größe ändern und im Aussehen einstellen – Füllung, Rahmenlinie und ihr Stil, Stärke, Schriftart, Schriftgröße, Konturfarbe, dazu Mindest- und Höchstwert für Zahlen. Fünfzehn Rahmen von Hand zu ziehen wäre reine Fleißarbeit, deshalb liest Vélin PDF die Bildpunkte der Seite und schlägt vor: Wo eine dünne, freistehende Linie oder ein kleines Kästchen steht, entsteht ein Vorschlag, den Sie annehmen oder verwerfen. Das gelingt auch bei einem eingescannten Antrag, der gar keine Vektoroperatoren mehr enthält. Den Namen borgt sich jedes Feld beim Dokument selbst – bei der Beschriftung links davon oder der Spaltenüberschrift darüber –, statt „Text1“ und „Text2“ zu heißen, die ein halbes Jahr später niemand mehr zuordnen kann. Das fertige Formular ist eine gewöhnliche Datei: Sie lässt sich in Acrobat, im Browser und am Telefon ausfüllen und braucht kein Konto.

Summen, die sich selbst ausrechnen

Ein Angebot, eine Reisekostenabrechnung, ein Bestellschein brauchen am Ende eine Zahl. Sie wählen die Rechenart – Summe, Produkt, Mittelwert, Minimum, Maximum oder eine freie Formel – und zeigen die Quellfelder durch Anklicken auf der Seite an, statt ihre Namen abzutippen. Die Reihenfolge ergibt sich aus den Abhängigkeiten von selbst: Eine Zwischensumme, die in die Gesamtsumme eingeht, wird vor ihr gerechnet, ohne dass Sie die Felder erst sortieren müssten. So trägt ein Honorarblatt die 19 % Umsatzsteuer, ein österreichisches Formular die 20 % und ein Schweizer Beleg die 8,1 % Mehrwertsteuer, jeweils aus der Nettozeile berechnet. Zahlen erscheinen dabei in deutscher Schreibweise, mit Komma als Dezimaltrennzeichen und Punkt als Tausendertrennzeichen. Mindest- und Höchstwerte fangen Eingaben ab, die so niemand gemeint haben kann, etwa eine Stundenzahl über 24. Und ein Ringschluss – zwei Felder, die aufeinander warten – wird abgelehnt und beim Namen genannt, statt still falsch gerechnet zu werden.

Warum die Summe auch ohne JavaScript dasteht

Das ist die Falle rechnender Formulare: Die Berechnungen eines PDFs sind JavaScript, und viele Betrachter führen es nicht aus – die Vorschau im Mailprogramm, Viewer auf dem Telefon, Werkzeuge, die nur Text herausziehen. Eine Zahl, die am Bildschirm stimmt, wird im Ausdruck dann zum leeren Kästchen, und der Antrag kommt vom Sachbearbeiter zurück. Vélin PDF schreibt den errechneten Wert deshalb zusätzlich fest ins Feld, sodass er ohne JavaScript angezeigt und gedruckt wird und trotzdem neu gerechnet wird, sobald sich beim Ausfüllen eine Quelle ändert. Für die übrigen Fälle: Ein passwortgeschütztes Dokument geht zuerst durch PDF-Passwort entfernen; ein bereits digital signiertes nimmt neue Felder zwar an, nur gilt seine Signatur danach nicht mehr; einem Scan geben Sie vorher mit der Texterkennung durchsuchbaren Text. Ausgefüllt wird das Ergebnis mit PDF-Formular ausfüllen, und sollen die Antworten endgültig sein, holt PDF-Ebenen reduzieren sie fest in die Seite.