PDF bearbeiten

PDF bearbeiten: öffnen, anklicken, tippen

Eine Handwerkerrechnung mit falscher IBAN, ein Mietvertrag mit vertauschtem Einzugsdatum, ein Angebot, in dem die Anschrift des Kunden veraltet ist: Sie öffnen die Datei, klicken die betreffende Zeile an und tippen. Der neue Text übernimmt die im Dokument eingebettete Schriftart, ihre Schriftgröße und ihre Farbe – die überarbeitete Zeile unterscheidet sich nicht von den Zeilen darüber und darunter, und nur so bearbeitet man ein PDF, ohne dass man es der Seite ansieht. Wird Ihr Satz länger als der alte, setzt sich der Absatz auf die Breite des Textblocks neu, und was darunter steht, rückt im Textfluss der Seite nach, wie in einer Textverarbeitung. Bilder und Formen greifen Sie am Anfasser und verschieben oder skalieren sie. Nichts wird hochgeladen: Öffnen, Ändern und Export geschehen in Ihrem Browser, und sobald die Seite geladen ist, dürfen Sie die Verbindung trennen. Die heruntergeladene Datei ist ein gewöhnliches PDF – ohne Wasserzeichen, ohne Herkunftsvermerk.

Korrigieren, nicht überkleben

Die meisten Online-Editoren legen Ihre Korrektur als Anmerkung über die Seite. Das alte Wort bleibt darunter stehen, die Schriftart springt um, und spätestens beim Ausdruck oder beim Kopieren fällt es auf – unangenehm, wenn das Dokument an eine Behörde, an die Buchhaltung oder an die Gegenseite geht. Vélin geht anders vor: Der Textoperator wird aus dem Seiteninhalt entfernt und durch den neuen ersetzt. Ein Tippfehler, ein Betrag, ein Datum, ein falsch geschriebener Nachname sind in drei Sekunden berichtigt, und das Dokument bleibt dasselbe Dokument – eine Datei, kein Stapel aus Seite und Aufkleber. Aus demselben Grund lässt sich ein Wort im ganzen Dokument suchen und ersetzen, auch wenn das neue Wort länger ist als das alte: Der Satz wird dann nicht gestaucht, sondern neu umbrochen. Wer die Datei später prüft, findet im Seiteninhalt nur den gültigen Stand, und nicht zwei Fassungen übereinander.

Warum lässt sich mein PDF nicht bearbeiten?

Drei Fälle, in denen ein PDF sich zunächst sperrt. Ein mit Passwort geschütztes Dokument – der Kontoauszug der Bank kommt oft so – öffnet sich hier mit seinem Passwort und ist danach ganz normal bearbeitbar; soll der Schutz dauerhaft weg, erledigt das PDF-Passwort entfernen. Ein digital signiertes Dokument lässt sich ebenfalls ändern, nur gilt seine Signatur danach nicht mehr: Genau dafür ist eine Signatur da, und kein Werkzeug der Welt kann daran etwas ändern. Prüfen Sie deshalb vorher, ob Sie die unterschriebene Fassung archivieren müssen. Ein Scan schließlich ist nur ein Bild – etwa das Formular, das die Behörde gedruckt, gestempelt und wieder eingescannt hat. Es gibt darin keinen Text zum Übernehmen. Schicken Sie ihn zuerst durch die Texterkennung, die eine Textebene unter das Bild legt; danach lässt sich suchen und kopieren, die Bearbeitung bleibt aber auf das Erkannte beschränkt.

Schriftart, Schriftgröße und Farbe im PDF bearbeiten

Klicken Sie eine Zeile an, und die Formatleiste zeigt, was sie trägt: ihre Schriftart, ihre Schriftgröße in Punkt, ihre Farbe. Ändern Sie eines der drei, ändert sich nur der ausgewählte Textabschnitt – nicht die ganze Seite. So vergrößern Sie eine Fußnote, die im Ausdruck niemand mehr lesen kann, holen einen hellgrauen Hinweis zurück ins Schwarz, damit er auch im Schwarz-Weiß-Kopierer noch lesbar bleibt, oder setzen ein einzelnes Wort in einem Satz fett. Das ist der übliche Weg, einen Geschäftsbrief nach DIN 5008 an die Hausschrift anzugleichen, ohne die Vorlage neu zu bauen. Ist die gewünschte Schriftart nicht im Dokument enthalten, schlägt Vélin verwandte Schnitte vor und bettet die gewählte in die Datei ein, damit sie überall gleich aussieht. Fehlt der Schriftart ein einzelnes Zeichen – ein Akzent, ein Sonderzeichen –, wird genau dieses aus einer Ersatzschrift geholt, ohne das Bild der Zeile zu verändern.

Text entfernen, ohne eine Lücke zu hinterlassen

Eine überholte Klausel, der Hinweis auf eine alte Anschrift, ein ganzer Absatz: Der Text wird aus dem Seiteninhalt entfernt, und was folgt, rückt nach, statt ein Loch zu hinterlassen. Das ist der Unterschied zu einem weißen Kasten, den andere Werkzeuge darüberlegen – beim Abdecken bleibt der Text in der Datei, er kommt beim Kopieren wieder heraus, und die Suche findet ihn weiterhin. Wer ein Dokument weitergibt, in dem personenbezogene Daten stehen, hat damit nichts gewonnen, im Gegenteil: Die Stelle ist markiert und der Inhalt trotzdem noch da. Soll eine vertrauliche Passage wirklich verschwinden, brauchen Sie die Schwärzung, die die Zeichen aus der Seite nimmt und es auch so sagt. Und wenn zusätzlich Autorname, Kommentare oder Anhänge mitreisen, nimmt das Bereinigen-Werkzeug diese versteckten Daten in einem Zug aus der Datei – DSGVO-konform, weil nichts davon je einen Server sieht.

Am Rechner, am Tablet und am Handy

Vélin PDF ist kein Programm, das installiert werden will – es ist eine Seite. Das zählt auf einem Dienstrechner, auf dem die IT keine Installation erlaubt: Sie öffnen einen Tab und arbeiten. Die Seite läuft unter Windows, macOS und Linux, auf iPhone, iPad und Android, in Chrome, Firefox, Safari und Edge, überall dort, wo ein aktueller Browser steht. Auf dem Handy liegen die vier häufigsten Werkzeuge fest am unteren Bildschirmrand, der Rest wohnt in einem Blatt, das von unten hereinfährt – kein Menü also, das eigentlich für einen Mauszeiger gedacht war. Über das Browsermenü lässt sich die Anwendung zusätzlich installieren; danach startet sie ohne Verbindung, im Zug zwischen Hamburg und Berlin ebenso wie in einer Ferienwohnung ohne Empfang. Und weil nichts hochgeladen wird, bleibt ein Vertrag mit personenbezogenen Daten auch unterwegs dort, wo er hingehört: auf Ihrem Gerät.