Text in PDF suchen und ersetzen

So ersetzen Sie ein Wort im ganzen PDF

Öffnen Sie das Dokument und geben Sie das gesuchte Wort ein: Jeder Treffer erscheint in einer Liste mit seiner Seite und dem Satz, in dem er steht, sodass Sie vor dem Eingriff sehen, was Sie anfassen. Zwei Schalter engen die Suche ein – „Groß-/Kleinschreibung beachten“ und „Nur ganze Wörter“ –, damit aus „Bund“ nicht versehentlich die erste Hälfte von „Bundesland“ wird. Dann tippen Sie das neue Wort und ersetzen einen Treffer oder alle auf einmal. Die neu gesetzte Zeile behält die in der Datei eingebettete Schriftart, ihre Schriftgröße und ihre Farbe; dem Absatz sieht man hinterher nicht an, dass jemand ihn angefasst hat, und genau darum geht es. Ist das neue Wort länger als das alte, setzt Vélin PDF die Zeile auf die Breite des Absatzes neu und schiebt den Text darunter im Textfluss nach, statt ihn in den Rand laufen zu lassen. Jeder Schritt lässt sich rückgängig machen, auch das globale Ersetzen.

Ein Name, ein Datum, eine Anschrift im ganzen Vorgang

Dafür wird dieses Werkzeug wirklich gesucht: ein Mietvertrag, in dem der Name des Vermieters elfmal steht und nach dem Eigentümerwechsel überall anders lauten muss; ein Arbeitszeugnis, das neu zu datieren ist; eine Rechnungsvorlage mit veralteter Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; ein Vereinsprotokoll, in dem nach dem Umzug der Geschäftsstelle eine Anschrift nicht mehr stimmt. Das globale Ersetzen geht das Dokument durch und nennt die Zahl der bearbeiteten Treffer – Sie müssen nicht mit der Lupe nach dem zwölften fahnden, nach dem also, den man immer übersieht. Deutsche Texte machen es dabei schwerer als andere: Komposita werden am Zeilenende getrennt, und „Ver-“ hier, „tragsbedingungen“ eine Zeile weiter, ist für die Datei kein Wort mehr. Vélin PDF setzt getrennte und in Fragmente zerlegte Wörter vor der Suche wieder zusammen. Fehlen der eingebetteten Schriftart die Zeichen des neuen Wortes – meist trifft es ä, ö, ü und ß, weil nur ein Teil der Schrift mitgeliefert wurde –, wird das gemeldet und allein das fehlende Zeichen in der Ersatzschrift gesetzt.

Was die großen Baukästen dafür nicht anbieten

Weder iLovePDF noch Smallpdf noch PDF24 haben ein Werkzeug dafür; Smallpdf hat dazu nur einen Blogbeitrag, der erklärt, wie man ohne auskommt. Anbieter, die es können, verlangen den Upload der Datei und begrenzen die Zahl der kostenlosen Vorgänge. Hier wird im echten Text des Dokuments gesucht, der Inhaltsstrom der Seite wird verändert, und nichts verlässt Ihr Gerät: kein Upload, kein Konto, kein aufgedrücktes Zeichen und keine Obergrenze, die jemand von außen setzen könnte. Wer die Seite einmal geöffnet hat, darf die Verbindung trennen, ohne dass die Suche stehen bleibt. Für Personalakten und Verträge mit personenbezogenen Daten ist das der DSGVO-konforme Weg. Die schwierigen Fälle nennt Vélin PDF offen: Ein passwortgeschütztes Dokument geht zuerst durch PDF-Passwort entfernen. Bei einem Scan liegt der erkannte Text unsichtbar unter dem Bild – ihn zu ersetzen ändert am Ausdruck nichts, und davor wird gewarnt; der Weg führt über die Texterkennung. Soll eine Stelle verschwinden, statt ersetzt zu werden, gehört sie unter PDF schwärzen, das die Zeichen wirklich aus der Datei entfernt.