Wasserzeichen in PDF einfügen

So legen Sie ein Wasserzeichen auf alle Seiten

Öffnen Sie das Dokument und rufen Sie das Wasserzeichen auf. Im Feld steht VERTRAULICH; überschreiben Sie es mit dem, was gelten soll – ENTWURF, KOPIE, MUSTER, der Name Ihrer Kanzlei, Ihrer Praxis oder Ihres Amtes. Dann drei Einstellungen, mehr nicht: die Größe (dezent, normal, groß), eine von drei Farben (Grau, Archivblau, Schwarz) und die Deckkraft zwischen 8 % und 40 %, voreingestellt auf 16 %. Die Lage ist diagonal oder waagerecht. Die erste Seite zeigt das Ergebnis, während Sie am Regler ziehen, und angewendet wird es auf alle Seiten zugleich. Der Vermerk ist echter Text in fetter Helvetica, kein aufgeklebtes Bild: Er bleibt im Druck und bei jedem Zoom scharf, die Datei wächst kaum, und Umlaute wie das ß gibt er richtig aus, etwa in „Prüfexemplar“ oder „Straßenbauamt Nord“. Soll statt eines Wortes ein Briefkopf oder ein Logo auf jede Seite, ist PDFs übereinanderlegen der richtige Weg. Hochgeladen wird nichts, ein Konto verlangt niemand, keine Größengrenze eines Servers bremst Sie, und das einzige Wasserzeichen auf Ihrer Datei ist das, das Sie selbst geschrieben haben.

Ausweiskopie für die Wohnungsbewerbung

In Deutschland, Österreich und der Schweiz wird der Ausweis kopiert, sobald es um eine Wohnung, ein Konto, einen Mobilfunkvertrag oder eine Anmeldung geht, und die Kopie wandert danach durch Hände, über die niemand mehr Auskunft geben kann. Ein Vermerk bindet sie an ihren Zweck. Schreiben Sie deshalb den Zweck hinein, nicht nur das Wort KOPIE. Bleiben Sie dabei kurz: Der Vermerk ist eine einzige Zeile, und wird sie zu lang, ragt sie über die Seite hinaus. „KOPIE – Wohnungsbewerbung 12.03.2027“ passt, ein ganzer Satz nicht – das Kleingedruckte gehört in die Fußzeile, und dafür gibt es Kopf- und Fußzeile einfügen. Diagonal läuft der Vermerk quer über die Angaben, ohne sie unlesbar zu machen; wie weit er sie überdeckt, entscheidet die Deckkraft, und Sie sehen es vorher. Was der Empfänger gar nicht braucht, die Zugangsnummer auf der Rückseite etwa, nehmen Sie vorher mit der Schwärzung heraus. Und der eigentliche Punkt: Ihr Ausweis geht dafür auf keinen fremden Server, auch nicht auf unseren.

Ein Wasserzeichen ist kein Schutz

Ein gesetzter Vermerk ist danach ein gewöhnlicher Textbefehl im Seiteninhalt. Wer die Datei im Editor öffnet, wählt ihn mit der Auswahl an und löscht ihn: Der Befehl wird aus dem Inhaltsstrom genommen, nicht übermalt. Bei einem Dokument, das Ihnen jemand geschickt hat, geht technisch dasselbe, und ob es erlaubt ist, entscheidet nicht das Werkzeug, sondern das Recht, das für dieses Dokument gilt. Halten Sie deshalb auseinander, was ein Wasserzeichen leistet und was nicht: Es erklärt einem Menschen, wozu diese Kopie da ist, und es verhindert nichts. Soll die Weitergabe tatsächlich eingeschränkt werden, gehört PDF mit Passwort schützen dazu, und für das, was man nicht sieht – Autor, Bearbeitungsspuren, Anhänge –, geht PDF anonymisieren die Verstecke durch. Weil das Fenster das Anwenden als endgültig ankündigt, bewahren Sie die Fassung ohne Vermerk auf: Ein zweites Wasserzeichen über das erste zu legen ist möglich, schöner wird es dadurch nicht.