Crear un formulario PDF rellenable

Cómo crear un formulario PDF rellenable

Abre el PDF que quieres convertir en formulario y dibuja el primer campo arrastrando sobre la página. Eliges el tipo — texto, casilla, botón de opción, lista desplegable, fecha o firma — y ahí queda: se mueve, se redimensiona por sus tiradores y se ajusta pieza a pieza, fondo, borde y su estilo, grosor, fuente, tamaño, color, y un mínimo y un máximo cuando lo esperado es un número. El nombre tampoco tienes que inventarlo: Vélin lee las palabras impresas justo al lado del campo y te propone ese nombre, así te ahorras la colección de «Texto1», «Texto2» que nadie sabe descifrar medio año más tarde. El formulario terminado se rellena en Acrobat, en un navegador o en un teléfono, no pide cuenta a nadie y no depende de ningún servicio: es un archivo, se manda por correo y se guarda como los demás. Todo se fabrica en tu navegador y el documento no se sube a ningún servidor.

Campos que calculan solos

Un presupuesto de obra, una hoja de viáticos, una orden de compra: todos terminan en un total, y ese total es donde se cuelan los errores. Eliges la operación — suma, producto, media, mínimo, máximo o una fórmula libre — y después señalas las fuentes haciendo clic sobre los campos en la propia página, en vez de teclear sus nombres uno a uno y bailarte una letra. El orden de cálculo se deduce de las dependencias: un subtotal que alimenta el total se calcula antes que él, y tú no tienes nada que ordenar. Si dos campos acaban esperándose el uno al otro, la dependencia circular se rechaza y se nombra, con los campos implicados a la vista, en lugar de soltar un número cualquiera. Así se monta una factura que suma sus líneas y aplica el IVA sola, o un formulario de gastos que llega ya con la cuenta hecha a quien tiene que aprobarlo.

¿Se ve el total en todas partes?

Es la trampa de los formularios calculados: los cálculos de un PDF son JavaScript, y muchos lectores no lo ejecutan. La vista previa del correo, el visor del teléfono, la ventanilla que abre el archivo con una herramienta de extracción — en todos ellos un total impecable en pantalla se convierte en una casilla vacía al imprimir, y el trámite vuelve rechazado. Vélin escribe además el valor calculado dentro del propio campo, así que se ve y se imprime aunque nadie ejecute nada, y se recalcula igualmente en cuanto quien rellena el formulario cambia una cifra. Los casos raros también tienen salida: un impreso escaneado se vuelve rellenable poniendo los campos encima de las líneas de puntos, y un archivo protegido con contraseña hay que pasarlo antes por Desbloquear. Cuando el formulario ya está relleno, el aplanado fija las respuestas en la página — pero firma siempre después de aplanar, nunca antes, porque el aplanado invalida una firma ya puesta.