Numérotation Bates
La numérotation continue des pièces de dossier : un préfixe, un compteur à nombre de chiffres fixe, un suffixe. Chaque page reçoit son identifiant unique.
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- 2Réglez le préfixe, le numéro de départ et le nombre de chiffres.
- 3Téléchargez le document estampillé.
Qu’est-ce que la numérotation Bates, et comment l’appliquer
La numérotation Bates donne à chaque page d’un dossier un identifiant unique et continu, composé d’un préfixe, d’un compteur à nombre de chiffres fixe et parfois d’un suffixe : DUPONT-000001, DUPONT-000002, et ainsi de suite. Elle sert dans les procédures judiciaires, les audits, les due diligences et les échanges de pièces, là où l’on doit pouvoir dire « pièce DUPONT-000412 » et que tout le monde tombe sur la même page. Ouvrez le document, réglez le préfixe, le numéro de départ et le nombre de chiffres, choisissez l’emplacement de l’estampille, et téléchargez. Les identifiants sont écrits en vrai texte, donc cherchables : on retrouve une pièce citée en tapant son numéro. Le dossier reste sur votre appareil, ce qui compte quand les pièces sont couvertes par le secret professionnel. L’estampille se pose dans la marge, à l’écart du texte de la pièce.
Continuer la série sur un second fichier
Le compteur se reprend là où il s’est arrêté : notez le dernier numéro posé et indiquez-le comme numéro de départ du fichier suivant, avec le même préfixe et le même nombre de chiffres. C’est ce qui distingue cette numérotation d’une simple pagination, qui recommence à 1 à chaque document et ne dit rien de la pièce d’où vient la page.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que la numérotation Bates ?
Une numérotation séquentielle apposée sur chaque page d’un dossier — usage courant au tribunal, en audit et en archivage — de façon qu’une page puisse être citée sans ambiguïté.
Puis-je continuer la série sur un second fichier ?
Oui : notez le dernier numéro atteint et indiquez-le comme numéro de départ pour le fichier suivant.
Les identifiants sont-ils du texte ?
Oui, du vrai texte : ils se cherchent et se copient, ce qui est toute l’utilité de la méthode.
Quelle différence avec une simple pagination ?
Un folio numérote un document ; une numérotation Bates identifie une pièce dans un dossier, avec un préfixe et un compteur continu sur plusieurs fichiers. Deux pages ne peuvent pas porter le même identifiant.
Où l’identifiant se pose-t-il sur la page ?
En bas à droite par convention, l’endroit où le regard le cherche quand on feuillette un dossier. La position reste réglable si votre juridiction en demande une autre.